HUMAN FACTORS AND SYSTEMS

1. HUMAN FACTORS AND SYSTEMS

HF Defined
which is more concerned with the application of the information to the design of things. Suffice it to say, not everyone would agree with such a distinction. We approach the definition of human factors in terms of its focus, objectives, and approach.

Focus of Human Factors
Human factors focuses on human beings and their interaction with products, equipment, facilities, procedures, and environments used in work and everyday living.

Objectives of Human Factors
Human factors has two major objectives. The first is to enhance the effectiveness and efficiency with which work and other activities are carried out.

The second objective is to enhance certain desirable human values, including improved safety, reduced fatigue and stress, increased comfort, .greater user acceptance, increased job satisfaction, and improved quality of life.

Approach of Human Factors
The approach of human factors is the systematic application of relevant information
about human capabilities, limitations, characteristics, behavior, and
motivation to the design of things and procedures people use and the environments
in which they use them.

Human factors is not just applying checklists and guidelines.
Human factors is not using oneself as the model for designing things.
Human factors is not just common sense.

SYSTEMS
A central and fundamental concept in human factors is the system. A system is an entity that exists to carry out somepurpose (Bailey, 1982). A system is composed of humans, machines, and other
things that work together (interact) to accomplish some goal

Human-Machine Systems
We can consider a human-machine system as a combination of one or more
human beings and one or more physical components interacting to bring about,
from given inputs, some desired output.

Manual Systems A manual system consists of hand tools and other aids
which are coupled by a human operator who controls the operation.

Mechanical Systems These systems (also referred to as semiautomatic systerns)
consist of well-integrated physical parts, such as various types of
powered machine tools.

Automated Systems When a system is fully automated, it performs all
operational functions with little or no human intervention.

Characteristics of Systems
Systems Are Purposive
Systems Can Be Hierarchical
Systems Operate in an Environment

note:
summarized from book: Human Factors in engineering and design by Sanders.
anybody need the ebook? contact me okay ^_^...

Basic - Strategy Industry

1. Strategy

• Definisi: Sebuah rencana yang terdiri dari beberapa kegiatan atau langkah-langkah yang dirancang untuk mencapai sebuah tujuan khusus.

• Contoh: Panglima perang membuat strategi atau langkah-langkah perang agar bisa memenangkan pertarungan.

2. Strategic Management

• Definisi: Seni dan ilmu pengetahuan yang meliputi formulasi, implementasi dan evaluasi atas keputusan-keputusan lintas fungsional yang memungkinkan sebuah organisasi mencapai sasaran perusahaan. Merupakan suatu strategi yang memiliki fokus dalam mengintegrasikan beberapa strategi dari berbagai bidang untuk mencapai kesuksesan suatu organisasi.

• Contoh: sebuah perusahaan mengintegrasikan strategi dari tiap departemen (keuangan, produksi, marketing) agar setiap strategi tersebut dapat bersinergi mencapai tujuan perusahaan.

3. Strategist

• Definisi: Orang atau individu yang bertugas dan memiliki tanggung jawab atas gagal atau suksesnya sebuah organisasi.

• Contoh: Pemimpin Perusahaan, Direktur, CEO.

4. Policy

• Definisi: Biasanya digambarkan sebagai prinsip atau aturan untuk menuntun keputusan dan mencapai hasil yang rasional. Kebijakan dapat membantu dalam pengambilan keputusan baik subyektif dan obyektif.

• Contoh: Perintah eksekutif Presiden , kebijakan privasi perusahaan, dan tata tertib parlemen

5. Business ethics:

· Definisi: Suatu bentuk etika terapan atau etika profesional yang meneliti prinsip-prinsip etika dan masalah moral atau etis yang muncul dalam lingkungan bisnis.

· Contoh: Coca-Cola, karyawan tidak boleh memberikan sumbangan yang bersifat politis oleh atau atas nama Perusahaan kecuali disetujui oleh President Director perusahaan.

Manajemen dan Biaya Kualitas

Sistem Manajemen Mutu

Sistem manajemen mutu yang digunakan adalah standar ISO. ISO (International Organisation for Standardization) Federasi badan standarisasi nasional seluruh dunia setiap negara diwakili oleh satu badan standarisasi nasional.


Misi Standar ISO
• Mengembangkan standarisasi guna memberi kemudahan dalam pertukaran barang dan jasa secara internasional
• Membangun kerjasama dalam kegiatan di bidang intelektual, pengetahuan, teknologi dan ekonomi internasional

Terdapat 8 prinsip mutu, dalam mencapai kualitas yang baik dalam suatu organisasi sehingga dapat meningkatkan pelayanan pada pelanggan dan menghasilkan keuntungan bagi organisasi. Prinsip tersebut adalah
1. Fokus Pelanggan.
2. Keterlibatan Karyawan.
3. Pendekatan Proses
4. Sistem yang terintegrasi.
5. Pendekatan Sistim pada manajemen.
6. Perbaikan Berkesinambungan.
7. Pendekatan factual untuk pengambilan keputusan.
8. Komunikasi yang baik.

Biaya Kualitas

Manajemen kualitas total yang dilakukan terhadap suatu organisasi akan berjalan dengan baik jika didukung dengan manajemen keuangan yang terkait dengan strategi manajemen kualitas tersebut.

Dalam hal ini biaya yang keluar akibat dari penggunaan strategi manajemen kualitas total pada suatu organisasi merupakan biaya kualitas yang harus dikendalikan seiring dengan perbaikan kualitas yang dilakukan.

Biaya kualitas dibagi ke dalam 4 (empat) kategori, yaitu sebagai berikut:
1. Prevention Costs (Biaya-Biaya Pencegahan)
- Pengeluaran-pengeluaran atas desain kualitas untuk produk dan proses
- Biaya-biaya tersebut ditujukan untuk mencegah barang-barang atau jasa dengan kualitas yang rendah
- Biaya-biaya tersebut berhubungan dengan kegiatan identifikasi penyebab cacat dan tindakan-tindakan yang diambil untuk pencegahan di kemudian hari
2. Appraisal Costs (Biaya-Biaya Penilaian Nilai Mutu)

- Pengeluaran-pengeluaran untuk mendeteksi masalah sebelum penjualan

- Biaya-biaya yang ditujukan untuk mencegah barang-barang atau jasa dengan kualitas yang rendah

- Biaya-biaya untuk mengevaluasi produk untuk menentukan tingkat kualitas
3. Internal Failure Costs (Biaya-Biaya Akibat Kesalahan Internal)
Pengeluaran-pengeluaran untuk memperbaiki masalah (mendiagnosa kesalahan, perbaikan-perbaikan yang diperlukan, dan dikembalikan ke proses) sebelum dikirimkan ke konsumen
4. External Failure Costs (Biaya-Biaya Akibat Kesalahan Eksternal)
Biaya-biaya yang keluar ketika barang-barang atau jasa dengan kualitas rendah tidak terdeteksi sampai saat pengiriman ke konsumen

Manfaat menghitung biaya kualitas dalam suatu perusahaan, adalah:
1. Mengidentifikasi peluang laba
2. Untuk pengambilan keputusan investaqsi
3. Menekan biaya pembelian atau yang berkaitan dengan pemasok
4. Mengidentifikasi waste
5. Mengidentifikasi metode yang berlebih
6. Mengidentifikasi masalah-masalah mutu
7. Alat analisa vital few dan trival many (pareto analysis)
8. Alat untuk strategic planning

Strategic Management

Strategic Management

• The Importance of Strategic Management

• The set of managerial decisions and actions that determines the long-run performance of an organization.

• It results in higher organizational performance.

• It requires that managers examine and adapt to business environment changes.

• It coordinates diverse organizational units, helping them focus on organizational goals.

• It is very much involved in the managerial decision-making process.

• The Strategic Management Process

• Step 1: Identifying the organization’s current mission, objectives, and strategies

• Step 2: Conducting an external analysis (custom, market, techno, product, image)

• Step 3: Conducting an internal analysis (strenght, weakness)

• Step 4: Formulating strategies (alternatives, chose, mactch, correct it)

• Step 5: Implementing strategies

• Step 6: Evaluating Results

• Types of Organizational Strategies

• Tthree growth strategies (Growth - expansion, Stability - maintenance, renewal – new markets)

• Discuss the BCG matrix and how it’s used. Cash cows: low growth rate, high market share Stars: high growth rate, high market share Question marks: high growth rate, low market share Dogs: low growth rate, low market share

• Define SBUs and business-level strategies. A strategy that seeks to determine how an organization should compete in each of its SBUs (strategic business units).

• Competitive advantage in business-level strategies. Differentiates the firm from its competitors Can create a sustainable competitive advantage. Represents the company’s focus on quality management to achieve continuous improvement and meet customers’ demand for quality.

• Explain Porter’s five forces model. Threat of New Entrants, Threat of Substitutes, Bargaining Power of Buyers, Bargaining Power of Suppliers, Current Rivalry.

• Describe three generic competitive strategies. Cost Leadership Strategy, Differentiation Strategy, Focus Strategy

Organization

Organisasi

• Defining Organizational Structure

• Discuss the traditional (The formal arrangement of jobs within an organization) and contemporary view of work specialization (The degree to which tasks in the organization are divided into separate jobs with each step completed by a different person).

• Describe each of the five forms of departmentalization. Functional (hrd, produksi, enginering) Product (industri, rail, diesel, logistic) Geographic (bandung, jkt) Process (sewing, planing, assembling, finishing) Customer (retail, wholesaler, government)

• Discuss the traditional and contemporary views of chain of command The continuous line of authority that extends from upper levels of an organization to the lowest levels of the organization and clarifies who reports to who.

• Discuss the traditional and contemporary views of span of control. The number of employees who can be effectively and efficiently supervised by a manager, graicunas.

• Organizational Design Decisions

• Contrast mechanistic and organic organizations.

• Explain the relationship between strategy and structure.

• Tell how organizational size affects organizational design.

• Discuss Woodward’s findings on the relationship of technology and structure.

• Explain how environmental uncertainty affects organizational design.

• Common Organizational Designs

• Contrast the three traditional organizational designs.

• Explain team-based, matrix, and project structures.

• Discuss the design of virtual, network, and modular organizations.

• Describe the characteristics of a learning organization.

TQM (Total Quality Management )

TQM (Total Quality Management )

Definisi:
Manajemen kualitas total adalah suatu suatu pendekatan manajemen untuk suatu organisasi yang terpusat pada kualitas, berdasarkan partisipasi semua anggotanya dan bertujuan untuk kesuksesan jangka panjang melalui kepuasan pelanggan serta memberi keuntungan untuk semua anggota dalam organisasi serta masyarakat.

Kata kunci:
- Suatu perbaikan secara berkelanjutan dalam setiap fungsional secara praktis dan menyeluruh yang dilakukan baik pada bidang manufaktur ataupun bidang jasa.
- Manajemen kualitas total adalah bidang ilmu yang merupakan irisan dari ilmu statistik, marketing, dan Organisasi Industri.

Cakupan Manajemen Kualitas Total

Manajemen kualitas total mencakup 2 hal dalam melakukan perbaikan secara berkelanjutan yaitu:
1. Quality Assurance
a. Control
b. Planning
2. Quality Insurance
a. QCC
b. FMEA

Organizational in Business Process

Organisasi sebagai sebuah system

Pada dasarnya organisasi adalah sebuah system yang mampu merubah suatu input menjadi suatu output tertentu dan dengan harapan dalam prosesnya system tersebut mampu menambahan nilai lain pada output. Input yang dimaksud dapat berupa sumber daya manusia, material, uang dan informasi sementara hasilnya dapat berupa produk, servis, atau suatu pengetahuan.

Organisasi Industri

Organisasi industry merupakan organisasi yang memiliki tujuan tertentu dalam bidang industry ataupun bisnis. Dalam sebuah industry atau bisnis, organisasi di manage dengan menggunakan ilmu engineering management. Artinya cara mengatur organisasi industri dilakukan dengan cara seorang engineering. Dimana management lebih dilakukan kepada desain struktur dari organisasi yang melibatkan Planning, Organisasional, Leadrship dan Control. Sehingga organisasi tersebut menjadi organisasi yang efektif dan efisien dalam mencapai tujuan tertentu.

Organisasi Industri dalam Business process

Seperti yang disampaikan sebelumnya organisasi adalah sebuah system yang memiliki tujuan khusus dimana didalamnya terdapat elemen-elemen untuk mencapai tujuan tersebut. Jika dikaitkan dengan suatu proses bisnis maka organisasi industry juga merupakan suatu system yang memiliki proses dalam mencapai suatu tujuan.

Dengan mengerti inti suatu organisasi industry maka seorang manajer akan mudah mengidentifikasi suatu bisnis proses tersebut. Karena pada dasarnya organisasi industry juga melakukan perencanaan, controlling, dan evaluasi dari setiap elemennya. Komponen manajemen dalam organisasi industri adalah

- Planning

- Organisasi

- Leadership

- Controlling.

Karena pada dasarnya business process adalah suatu proses dalam sebuah organisasi dimana proses tersebut memiliki tujuan tertentu, maka hal-hal tersebut diatas dapat diterapkan dalam mengidentifikasi suatu bisnis process, sehingga proses tersebut dapat menjadi optimal dalam mencapai tujuan utama yang diinginkan suatu organisasi.

Business Process

Definisi

Business Process adalah sebuah kumpulan dari beberapa pekerjaan yang saling berkaitan satu sama lain, dimana tugas tersebut merupakan respon dari kegiatan untuk mencapai suatu tujuan yang diinginkan pelaku proses tersebut.

Perbedaan Business Process dengan Business Function

Seringkali orang salah mengira antara Business process dengan Business Function. Padahal pada dasarnya Business process adalah proses yang memiliki sebuah fungsi, didalamnya terdapat beberapa business function.

Suatu business process memerlukan beberapa bagian untuk menjalankan pekerjaan didalam proses tersebut. Bagian itu terdiri dari beberapa business function yang memiliki suatu keahlian khusus dibidangnya, misalnya adalah pekerjaan melayani customer, maka business functionnya adalah departemen sales atau departemen customer service. Contoh business function lainnya adalah departemen manufaktur, departemen HRD, dan departemen keuangan.

Identifikasi Business Process Reengineering

Setelah mengetahui definisi business process, kita perlu mengetahui apakah suatu business process tersebut perlu diperbaiki atau masih layak untuk dipertahankan. Terdapat beberapa cara ntuk dapat mengidentifikasi masalah tersebut antara lain:

· Process Evaluation

Setelah business process dilakukan maka evaluasi harus dilaksanakan. Dari hasil evaluasi tersebut kita dapat melihat apakah business process tersebut berjalan dengan baik dalam mencapai tujuan utama atau tidak. Jika tidak, maka process tersebut perlu dilakukan perbaikan.

· Value vs. Need to Reorganise

Lalu bagaimana mengidentifikasi process apa saja yang perlu diperbaiki? Maka kita harus membandingkan nilai dan keperluan dari process yang ada. Jika nilai dari proses tersebut tinggi sementara keperluan diperbaikinya rendah maka proses tersebut tidak perlu diperbaiki tetapi akan menjadi suatu proses yang tingkat prioritasnya rendah.

· Dysfunction, Importance, and Feasibility

Cara lain untuk melihat suatu proses perlu perbaikan atau tidak adalah dengan cara memeriksa proses tersebut apakah proses tersebut berfungsi baik? Apakah proses tersebut penting dan feasible?

· Davenport’s Steps

Davenport mengemukakan beberapa cara untuk melakukan evaluasi terhadap business process.

- Mendaftarkan proses penting dalam organisasi tersebut.

- Tentukan lingkup yang jelas bagi setiap proses (pekerjaan) dalam organisasi tersebut.

- Bangun strategi yang cocok bagi setiap proses tersebut.

- Analisis setiap process dan pilih keputusan yang tepat agar proses tersebut terus berjalan dengan baik.

- Tentukan dan pilih proses yang memiliki kualitas yang baik dan pertahankan.

· Competitive Advantage

Bandingkan business process yang ada dengan business process yang dimiliki competitors. Hal ini juga merupakan benchmarking dengan business process lainnya sehingga dapat melihat apakah proses yang kita lakukan masih sesuai dengan tujuan yang akan dicapai.

· Goals

Cara lain untuk mengidentifikasi apakah suatu business process perlu diperbaiki atau tidak adalah dengan cara mengidentifikasi tujuan awalnya. Apakah tujuan awal masih akan sesuai dengan tujuan organisasi tersebut? Jika tidak maka business process tersebut harus diperbaiki agar sesuai dengan tujuan organisasinya.