Guidelines for Living in a World of Systems

"Dance with the systems"

Dalam konteks hidup didalam system, kita tidak dapat mengontrol system atau memprediksikan seperti apa sebenarnya system yang kita jalanan saat ini. Tapi kita bisa ‘menari’ dengan system yang kita jalanani. Artinya kita bisa mengikuti alur daripada system tersebut. Misalkan jika kita sedang melakukan arung jeram, kita tidak dapat meprediksi kemana alur sungai membawa kita, tetapi dengan menggunakan dayung kita bisa menari atau mengikuti alur sungai tersebut. Sehingga akhirnya kita akan sampai pada sebuah hulu atau dalam hal system adalah tujuan awal kita.

Guidelines:

1. Get the beat of the system.

2. Expose your mental models to the light of day.

3. Honor, respect, and distribute information.

4. Use language with care and enrich it with systems concepts.

5. Pay attention to what is important, not just what is quantifi able.

6. Make feedback policies for feedback systems.

7. Go for the good of the whole.

8. Listen to the wisdom of the system.

9. Locate responsibility within the system.

10. Stay humble—stay a learner.

11. Celebrate complexity.

12. Expand time horizons.

13. Defy the disciplines.

14. Expand the boundary of caring.

15. Don’t erode the goal of goodness.

Organizational in Business Process

Organisasi sebagai sebuah system

Pada dasarnya organisasi adalah sebuah system yang mampu merubah suatu input menjadi suatu output tertentu dan dengan harapan dalam prosesnya system tersebut mampu menambahan nilai lain pada output. Input yang dimaksud dapat berupa sumber daya manusia, material, uang dan informasi sementara hasilnya dapat berupa produk, servis, atau suatu pengetahuan.

Organisasi Industri

Organisasi industry merupakan organisasi yang memiliki tujuan tertentu dalam bidang industry ataupun bisnis. Dalam sebuah industry atau bisnis, organisasi di manage dengan menggunakan ilmu engineering management. Artinya cara mengatur organisasi industri dilakukan dengan cara seorang engineering. Dimana management lebih dilakukan kepada desain struktur dari organisasi yang melibatkan Planning, Organisasional, Leadrship dan Control. Sehingga organisasi tersebut menjadi organisasi yang efektif dan efisien dalam mencapai tujuan tertentu.

Organisasi Industri dalam Business process

Seperti yang disampaikan sebelumnya organisasi adalah sebuah system yang memiliki tujuan khusus dimana didalamnya terdapat elemen-elemen untuk mencapai tujuan tersebut. Jika dikaitkan dengan suatu proses bisnis maka organisasi industry juga merupakan suatu system yang memiliki proses dalam mencapai suatu tujuan.

Dengan mengerti inti suatu organisasi industry maka seorang manajer akan mudah mengidentifikasi suatu bisnis proses tersebut. Karena pada dasarnya organisasi industry juga melakukan perencanaan, controlling, dan evaluasi dari setiap elemennya. Komponen manajemen dalam organisasi industri adalah

- Planning

- Organisasi

- Leadership

- Controlling.

Karena pada dasarnya business process adalah suatu proses dalam sebuah organisasi dimana proses tersebut memiliki tujuan tertentu, maka hal-hal tersebut diatas dapat diterapkan dalam mengidentifikasi suatu bisnis process, sehingga proses tersebut dapat menjadi optimal dalam mencapai tujuan utama yang diinginkan suatu organisasi.

Business Process

Definisi

Business Process adalah sebuah kumpulan dari beberapa pekerjaan yang saling berkaitan satu sama lain, dimana tugas tersebut merupakan respon dari kegiatan untuk mencapai suatu tujuan yang diinginkan pelaku proses tersebut.

Perbedaan Business Process dengan Business Function

Seringkali orang salah mengira antara Business process dengan Business Function. Padahal pada dasarnya Business process adalah proses yang memiliki sebuah fungsi, didalamnya terdapat beberapa business function.

Suatu business process memerlukan beberapa bagian untuk menjalankan pekerjaan didalam proses tersebut. Bagian itu terdiri dari beberapa business function yang memiliki suatu keahlian khusus dibidangnya, misalnya adalah pekerjaan melayani customer, maka business functionnya adalah departemen sales atau departemen customer service. Contoh business function lainnya adalah departemen manufaktur, departemen HRD, dan departemen keuangan.

Identifikasi Business Process Reengineering

Setelah mengetahui definisi business process, kita perlu mengetahui apakah suatu business process tersebut perlu diperbaiki atau masih layak untuk dipertahankan. Terdapat beberapa cara ntuk dapat mengidentifikasi masalah tersebut antara lain:

· Process Evaluation

Setelah business process dilakukan maka evaluasi harus dilaksanakan. Dari hasil evaluasi tersebut kita dapat melihat apakah business process tersebut berjalan dengan baik dalam mencapai tujuan utama atau tidak. Jika tidak, maka process tersebut perlu dilakukan perbaikan.

· Value vs. Need to Reorganise

Lalu bagaimana mengidentifikasi process apa saja yang perlu diperbaiki? Maka kita harus membandingkan nilai dan keperluan dari process yang ada. Jika nilai dari proses tersebut tinggi sementara keperluan diperbaikinya rendah maka proses tersebut tidak perlu diperbaiki tetapi akan menjadi suatu proses yang tingkat prioritasnya rendah.

· Dysfunction, Importance, and Feasibility

Cara lain untuk melihat suatu proses perlu perbaikan atau tidak adalah dengan cara memeriksa proses tersebut apakah proses tersebut berfungsi baik? Apakah proses tersebut penting dan feasible?

· Davenport’s Steps

Davenport mengemukakan beberapa cara untuk melakukan evaluasi terhadap business process.

- Mendaftarkan proses penting dalam organisasi tersebut.

- Tentukan lingkup yang jelas bagi setiap proses (pekerjaan) dalam organisasi tersebut.

- Bangun strategi yang cocok bagi setiap proses tersebut.

- Analisis setiap process dan pilih keputusan yang tepat agar proses tersebut terus berjalan dengan baik.

- Tentukan dan pilih proses yang memiliki kualitas yang baik dan pertahankan.

· Competitive Advantage

Bandingkan business process yang ada dengan business process yang dimiliki competitors. Hal ini juga merupakan benchmarking dengan business process lainnya sehingga dapat melihat apakah proses yang kita lakukan masih sesuai dengan tujuan yang akan dicapai.

· Goals

Cara lain untuk mengidentifikasi apakah suatu business process perlu diperbaiki atau tidak adalah dengan cara mengidentifikasi tujuan awalnya. Apakah tujuan awal masih akan sesuai dengan tujuan organisasi tersebut? Jika tidak maka business process tersebut harus diperbaiki agar sesuai dengan tujuan organisasinya.

Symantec Organization Study Case

Technical

- Karena banyaknya virus yang muncul setiap bulannya maka selain dilakukan riset untuk menemukan teknologi baru, merkea juga melakukan tindakan langsung dalam membuat antivirus setiap saat ditemukannya virus baru.

- Untuk menjaga komitmen terhadap pelanggan, Symantec membuka cabang beberapa Negara seperti Jepang dan USA. Hal tersebut dilakukan agar Symantec tetap dapat melakukan update baru terhadap virus yang muncul. Sehingga Symantec dapat bekerja tanpa henti, karena setiap cabang dapat meng-cover pekerjaan jika jam kerja pada cabang lainnya sudah selesai.

- Rotate front line

Human

- Dalam menjaga komitmen perusahaan, Symantec’s Leader memilih pegawainya dengan mempertimbangkan kemampuan yang lebih dalam dan bijak, juga harus memiliki motivasi yang sama, yaitu untuk memecahkan masalah.

- Symantec memiliki tim pusat respon (The Response Center Team), yang selain mempekerjakan karyawan expert untuk melakukan riset terhadap anti-malware, mereka juga mengajak siapapun yang bisa menemukan anti-malware. Semisal mereka mempekerjakan senior dari Hungaria, Islandia ataupu seseorang yang bekerja di rumah, Florida.

- Symantec membagi beberapa karywannya dalam beberapa bagian yaitu bagian yang memproduksi produk dan alat baru, bagian yang melakukan laporan terhadap riset yang ada dan juga ada bagian yang mengamati kelakukan para pembuat virus.

- Banyaknya anggota dalam tim tersebut dan lamanya waktu yang dibutuhkan untuk menemukan anti-virus, menyebabkan manager melakukan rotasi posisi pada setiap bagian.

Conceptual Skill

Symantec’s Leader, Weafer, memiliki conceptual skills yang baik dalam menjaga lingkungan kerja terhadap komitmen perusahaan pada pelanggannya. Hal ini terlihat dari tujuan Weafer yaitu, Bagaimana menghilangkan kekompleksitasan masalah yang dihadapi dan mengubah kebosanan menjadi sesuatu yang selalu menarik. Hal ini dilakukan dengan cara membagi pekerjaan secara sama rata pada setiap cabang perusahaan diseluruh dunia dan juga membuat suatu proses yang baik dan terrencana untuk menghadapi serangan virus.

1. Management Roles yang digunakan Weafer sebagai Symantec’s Leader adalah

Interpersonal Roles yaitu sebagai leader. Weafer menjaga motivasi karyawan agar tetap focus dalam menjaga komitmen perusahaan pada pelanggan.

Informational Roles dalam hal monitor. Weafer melakukan breafing dengan cara melakukan pertemuan setiap minggunya melalui telepon. Hal ini dilakukan untuk melakukan review dan menjaga kontak secara personal.

Decisional Roles yaitu sebagai Entrepreneur. Weafer melakukan analisis terhadap kemungkinan-kemungkinan baru yang dapat mengembangkan perusahaannya. Dalam hal ini Weafer mempertimbangkan kemungkinan adanya penambahan jaringan jasa konsultan baru.

2. Informasi yang dapat diperoleh dari www.symantec.com adalah

Customers Services and Innovation of Symantec

- Symantec membagi setiap produknya sesuai dengan kebutuhan dan kondisi consumers. Misalnya adalah tipe individual, small business dan corporate business. Dimana setiap tipe tersebut terdapat produk yang lebih detail sesuai dengan keperluannya, misalnya antivirus dalam jaringan dan data protection. Dimana terdapat update untuk setiap produknya.

- Symantec memberikan pelayanan berupa pelatihan dalam menggunakan produk mereka untuk para pengguna Symantec. Training tools tersebut dapat lansung diunduh oleh para customers langsung dari situsnya.

- Symantec memberikan informasi mengenai jasa lain yaitu teknologi informasi untuk membantu bisnis costumers seperti:

· Consulting Services

· Education Services

· Hosted Services

· Managed Services

· Support Services

- Symantec menyediakan forum komunitas untuk customers yang terdiri dari beberapa bidang sesuai keperluan masing-masing customers. Dalam komunitas tersebut, Symantec menyediakan informasi terkini mengenai berbagai hal dari produknya dan dunia IT. Selain itu para anggota komunitas dapat bertukar pikiran dan mengajukan pertanyaan seputar produk dan IT sehingga membuat kebutuhan para anggota dapat terpenuhi.

Employee Supports

Symantec memberi kesempatan pada siapaun untuk bergabung menjadi karyawan dengan sebutan Partners. Hal ini dilakukan agar para pekerja merasa setara dan menjadi bagian dari Symantec. Bidang yang dijadikan Partners oleh Symantec adalah pada dua bidang penting yaitu,

- Sales dan marketing partners

- Teknologi Partners

Demi mendukung para partnersnya, Symantec menyediakan sebuah University yang memberikan pelatihan-pelatihan secara gratis, antara lain:

- Traning tentang sales dan marketing product dari mulai tahapan sales sampai dengan program insentif.

- Memberikan informasi tentang cara-cara untuk memudahkan sales dan marketing.

Symantec membuat suatu bentuk kerjasama atau kolaborasi dengan para partners dengan berbagai cara untuk memudahkan kerja sama yaitu secara individual, group dan komunitas.