Guidelines for Living in a World of Systems

"Dance with the systems"

Dalam konteks hidup didalam system, kita tidak dapat mengontrol system atau memprediksikan seperti apa sebenarnya system yang kita jalanan saat ini. Tapi kita bisa ‘menari’ dengan system yang kita jalanani. Artinya kita bisa mengikuti alur daripada system tersebut. Misalkan jika kita sedang melakukan arung jeram, kita tidak dapat meprediksi kemana alur sungai membawa kita, tetapi dengan menggunakan dayung kita bisa menari atau mengikuti alur sungai tersebut. Sehingga akhirnya kita akan sampai pada sebuah hulu atau dalam hal system adalah tujuan awal kita.

Guidelines:

1. Get the beat of the system.

2. Expose your mental models to the light of day.

3. Honor, respect, and distribute information.

4. Use language with care and enrich it with systems concepts.

5. Pay attention to what is important, not just what is quantifi able.

6. Make feedback policies for feedback systems.

7. Go for the good of the whole.

8. Listen to the wisdom of the system.

9. Locate responsibility within the system.

10. Stay humble—stay a learner.

11. Celebrate complexity.

12. Expand time horizons.

13. Defy the disciplines.

14. Expand the boundary of caring.

15. Don’t erode the goal of goodness.

Organizational in Business Process

Organisasi sebagai sebuah system

Pada dasarnya organisasi adalah sebuah system yang mampu merubah suatu input menjadi suatu output tertentu dan dengan harapan dalam prosesnya system tersebut mampu menambahan nilai lain pada output. Input yang dimaksud dapat berupa sumber daya manusia, material, uang dan informasi sementara hasilnya dapat berupa produk, servis, atau suatu pengetahuan.

Organisasi Industri

Organisasi industry merupakan organisasi yang memiliki tujuan tertentu dalam bidang industry ataupun bisnis. Dalam sebuah industry atau bisnis, organisasi di manage dengan menggunakan ilmu engineering management. Artinya cara mengatur organisasi industri dilakukan dengan cara seorang engineering. Dimana management lebih dilakukan kepada desain struktur dari organisasi yang melibatkan Planning, Organisasional, Leadrship dan Control. Sehingga organisasi tersebut menjadi organisasi yang efektif dan efisien dalam mencapai tujuan tertentu.

Organisasi Industri dalam Business process

Seperti yang disampaikan sebelumnya organisasi adalah sebuah system yang memiliki tujuan khusus dimana didalamnya terdapat elemen-elemen untuk mencapai tujuan tersebut. Jika dikaitkan dengan suatu proses bisnis maka organisasi industry juga merupakan suatu system yang memiliki proses dalam mencapai suatu tujuan.

Dengan mengerti inti suatu organisasi industry maka seorang manajer akan mudah mengidentifikasi suatu bisnis proses tersebut. Karena pada dasarnya organisasi industry juga melakukan perencanaan, controlling, dan evaluasi dari setiap elemennya. Komponen manajemen dalam organisasi industri adalah

- Planning

- Organisasi

- Leadership

- Controlling.

Karena pada dasarnya business process adalah suatu proses dalam sebuah organisasi dimana proses tersebut memiliki tujuan tertentu, maka hal-hal tersebut diatas dapat diterapkan dalam mengidentifikasi suatu bisnis process, sehingga proses tersebut dapat menjadi optimal dalam mencapai tujuan utama yang diinginkan suatu organisasi.

Business Process

Definisi

Business Process adalah sebuah kumpulan dari beberapa pekerjaan yang saling berkaitan satu sama lain, dimana tugas tersebut merupakan respon dari kegiatan untuk mencapai suatu tujuan yang diinginkan pelaku proses tersebut.

Perbedaan Business Process dengan Business Function

Seringkali orang salah mengira antara Business process dengan Business Function. Padahal pada dasarnya Business process adalah proses yang memiliki sebuah fungsi, didalamnya terdapat beberapa business function.

Suatu business process memerlukan beberapa bagian untuk menjalankan pekerjaan didalam proses tersebut. Bagian itu terdiri dari beberapa business function yang memiliki suatu keahlian khusus dibidangnya, misalnya adalah pekerjaan melayani customer, maka business functionnya adalah departemen sales atau departemen customer service. Contoh business function lainnya adalah departemen manufaktur, departemen HRD, dan departemen keuangan.

Identifikasi Business Process Reengineering

Setelah mengetahui definisi business process, kita perlu mengetahui apakah suatu business process tersebut perlu diperbaiki atau masih layak untuk dipertahankan. Terdapat beberapa cara ntuk dapat mengidentifikasi masalah tersebut antara lain:

· Process Evaluation

Setelah business process dilakukan maka evaluasi harus dilaksanakan. Dari hasil evaluasi tersebut kita dapat melihat apakah business process tersebut berjalan dengan baik dalam mencapai tujuan utama atau tidak. Jika tidak, maka process tersebut perlu dilakukan perbaikan.

· Value vs. Need to Reorganise

Lalu bagaimana mengidentifikasi process apa saja yang perlu diperbaiki? Maka kita harus membandingkan nilai dan keperluan dari process yang ada. Jika nilai dari proses tersebut tinggi sementara keperluan diperbaikinya rendah maka proses tersebut tidak perlu diperbaiki tetapi akan menjadi suatu proses yang tingkat prioritasnya rendah.

· Dysfunction, Importance, and Feasibility

Cara lain untuk melihat suatu proses perlu perbaikan atau tidak adalah dengan cara memeriksa proses tersebut apakah proses tersebut berfungsi baik? Apakah proses tersebut penting dan feasible?

· Davenport’s Steps

Davenport mengemukakan beberapa cara untuk melakukan evaluasi terhadap business process.

- Mendaftarkan proses penting dalam organisasi tersebut.

- Tentukan lingkup yang jelas bagi setiap proses (pekerjaan) dalam organisasi tersebut.

- Bangun strategi yang cocok bagi setiap proses tersebut.

- Analisis setiap process dan pilih keputusan yang tepat agar proses tersebut terus berjalan dengan baik.

- Tentukan dan pilih proses yang memiliki kualitas yang baik dan pertahankan.

· Competitive Advantage

Bandingkan business process yang ada dengan business process yang dimiliki competitors. Hal ini juga merupakan benchmarking dengan business process lainnya sehingga dapat melihat apakah proses yang kita lakukan masih sesuai dengan tujuan yang akan dicapai.

· Goals

Cara lain untuk mengidentifikasi apakah suatu business process perlu diperbaiki atau tidak adalah dengan cara mengidentifikasi tujuan awalnya. Apakah tujuan awal masih akan sesuai dengan tujuan organisasi tersebut? Jika tidak maka business process tersebut harus diperbaiki agar sesuai dengan tujuan organisasinya.